Geen geslaagde bruiloft zonder goede communicatie

Geen geslaagde bruiloft zonder goede communicati

Als weddingplanner (en al acht jaar vriendin van een manspersoon) weet ik als geen ander dat je zonder goede communicatie nergens komt. Dat je jouw boodschap moet afstemmen op de ontvanger en de kracht van herhaling moet inzetten als je wil dat je boodschap ook nog onthouden wordt. Dat geldt voor mij als ik mijn verloofde Ivo vraag om woensdagochtend de papierbak buiten te zetten. Maar ook voor jouw communicatie naar de gasten van jouw bruiloft. Gelukkig: communiceren kun je leren, dus hierbij mijn belangrijkste tips.

Verstuur jouw save-the-date en uitnodiging ruim op tijd. Vermeld hier alles in wat je belangrijk vindt en waar je gasten zich op moeten voorbereiden. De datum natuurlijk, maar ook dresscodes, cadeautips en informatie vanuit de ceremoniemeester.

Over dat laatste: vaak voegen ceremoniemeesters een extra briefje toe aan de uitnodiging, met daarop informatie die het bruidspaar niet mag zien. Een verzoekje aan de gasten om bijvoorbeeld mee te helpen aan een gezamenlijke verrassing. “Ria houdt van nootjes en Dirk van melk, dus neem allemaal nootjes en een pak melk mee en dan kunnen ze nog jaren vooruit, haha!” of “App mij op dit nummer, dan stuur ik een filmpje toe met danspasjes die je moet kennen voor de flashmob, haha!” of simpelweg informatie over het doen van speeches en of ‘een stukje’.

Leuk, maar zo’n briefje raakt snel kwijt, valt uit de kaart of wordt soms helemaal niet meegestuurd. Waardoor niet iedereen weet dat ze nootjes en een pak melk mee moeten nemen en ze zich buitengesloten voelen. Of er maar drie pakken nootjes en melk staan waardoor de grap nergens op slaat. Schrijf in plaats daarvan algemene contactgegevens van jouw ceremoniemeester op de uitnodiging en laat de ceremoniemeester zelf via e-mail contact opnemen over eventuele geheime verrassingen voor het bruidspaar.

En dan de belangrijkste tip: stuur je gasten uiterlijk twee weken voor de bruiloft een duidelijke reminder per e-mail. Nee, dit is niet overdreven en ja, dit wordt zeker gewaardeerd. Het is (helaas) een illusie om te denken dat elke huwelijksuitnodiging op de koelkast belandt en dat de genodigden hem elke ochtend even doorlezen terwijl ze hun ontbijt klaarmaken. De meeste uitnodigingen belanden ergens op een stapel of in een laatje, of raken simpelweg kwijt. Een heldere opsomming van de belangrijkste punten per mail is dan ook zeer welkom!

In de reminder herinner je de gasten aan:

• Of ze hun cateringwensen al hebben doorgegeven

• Wat de weersvoorspellingen zijn en of de bruiloft waarschijnlijk binnen of buiten zal zijn én in het geval van buiten: of ze dan rekening moeten houden met wat voor schoenen ze aantrekken (je kunt niet op gras lopen met stilettohakken aan je voeten).

• Wat het adres van de locatie ook alweer is en hoe laat ze daar moeten zijn

• Waar ze kunnen parkeren en hoe ze van de parkeerplek bij de locatie komen

• Wat jullie cadeauwensen zijn en waar men enveloppen met geld achter kan laten (gasten willen deze snel kwijt en liever niet te lang mee rondlopen)

Stel de mail overzichtelijk op, gebruik bulletpoints en termen als “Let op!”. Dit klinkt misschien wat direct, maar echt, bewaar je dromerige en romantische teksten maar voor je geloften. Nu moet je gewoon duidelijk communiceren. Om veertienhonderd uur paraat staan bij de poort iedereen, sir, yes, sir!

Een reminder sturen is iets dat ik vrijwel standaard doe als weddingplanner. Natuurlijk kan ik ook meedenken over de uitnodiging, leuke verrassingen namens de gasten en eigenlijk alle vragen over jouw bruiloft. Nieuwsgierig? Neem gerust en vrijblijvend contact op voor een kennismaking!