Het perspectief van de bruiloftsgast

Jouw bruiloft is 100% jouw dag – jij bepaalt hoe die eruitziet. Tegelijkertijd wil je
dat je gasten een fantastische tijd hebben en alle moeite (en euro’s) die je erin
steekt waarderen. Daarom is het belangrijk om rekening te houden met het
perspectief van de bruiloftsgast. Een weddingplanner doet dit sowieso voor je,
maar hieronder alvast wat aandachtspunten!

Als weddingplanner kijk ik naar zo’n beetje elke stap die jouw gast zet:
1. De informatie vooraf
Hoe komen gasten makkelijk bij de locatie en welke instructies zijn nodig?
Komen er veel gasten met de auto en is er genoeg parkeerplek? Waar
dan? Of juist met het OV, is er dan een pendelbusje nodig naar het
station? Deze informatie kan in de uitnodiging, maar ik stuur zelf liever
een duidelijke mail met alle details. Hier schreef ik meer over in een
eerdere blog. 
2. De ontvangst
De plek waar gasten binnenkomen, bepaalt de eerste indruk en zet
meteen de toon. Je wilt dat ze denken: “Yes, dit wordt een mooie dag!”
Zorg voor een warm welkom met feestelijke decoratie. Maak duidelijk
welke kant ze op moeten lopen, waar ze hun jas en tas kwijt kunnen en
waar ze hun cadeau of envelop kunnen afgeven. Gasten doen dit graag
meteen, zodat ze daarna geen ‘taak’ meer hoeven af te vinken en zich
meteen kunnen laten leiden door het feest. Een welkomstdrankje is ook
fijn – sommige gasten komen van ver of hebben zich gehaast en kunnen
dan eindelijk even ontspannen.
3. De ceremonie
Is de ceremonie lang of kort? Is het binnen of buiten? Wat doet het weer
en wat betekent dat voor de gasten? Twintig graden is voor jou misschien
een prima temperatuurtje, maar voor ouderen kan het best wel koud zijn
om dan lang stil te zitten. Regel dekentjes of stem met de locatie af of er
een plek uit de wind is. Op hete zomerdagen geldt hetzelfde: niemand
geniet van een uur stilzitten in de brandende zon. Zorg voor schaduw en
eventuele pauzes. Bij een lange ceremonie of hete dag weet ik als
weddingplanner ook altijd dat ik op tijd klaar moet staan met genoeg
water en fris.
4. De tafelschikking
Over het algemeen wordt een tafelschikking zeer gewaardeerd door
gasten. Mensen zijn vaak een beetje zoekende waar ze kunnen of mogen
zitten, wie ‘mag’ er naast het bruidspaar of getuigen plaatsnemen tijdens
het diner? Ja, natuurlijk zijn er soms ook mensen die het niet eens zijn

met de plek die ze toegewezen krijgen, maar daarvoor is het júist heel
handig om die meteen – letterlijk en figuurlijk – op hun plek te zetten. Er
is geen discussie over mogelijk. 😉
Een tafelschikking neemt alle ongemakkelijke momenten weg en biedt de
gasten meteen duidelijkheid. Je kunt hiervoor simpele kaartjes gebruiken,
maar bijvoorbeeld ook een mooi lint kiezen. Op mijn eigen bruiloft
droegen gasten hun lint in het haar, om de pols of in de boord – en
sommigen wilden het zelfs bewaren als souvenir. Hoe leuk is dat?
5. Hoe bewegen gasten zich van A naar B?
Zorg ervoor dat het altijd duidelijk is voor de gasten wat de volgende stap
in het programma is. En nee, dit op de uitnodiging schrijven is niet
voldoende, want de helft leest die niet goed, is hem kwijt of onthoud het
niet. Het werkt het beste als er altijd iemand is die de gasten duidelijk
begeleidt; dit kan de ceremoniemeester of weddingplanner zijn, maar ook
een muzikant die begint te spelen en duidelijk maakt dat iedereen hem
moet volgen naar de volgende locatie.
6. Altijd toegang tot drinken en een snack
Het is een leuke, maar lange dag. Ook voor jouw gasten. Zorg dat er altijd
iets te drinken is en een kleine snack om een hongerklop te voorkomen.
Een goede planning helpt, maar niet ieder lichaam werkt hetzelfde. Alleen
tijdens de ceremonie is het gebruikelijk dat er niet gegeten en gedronken
wordt.
7. Houd rekening met mensen die slecht ter been zijn
Als weddingplanner loop ik alle routes na en check ik de locatie tot op de
toiletten op toegankelijkheid. Verwachten we iemand in een rolstoel en
zijn er vooral trappen? Dan denk ik vooraf na over een oplossing zoals het
neerleggen van een oprijplaat. Ook als je geen minder valide mensen
verwacht, kan het natuurlijk ook zijn dat iemand last minute zijn been
breekt. Het is slim om vooraf al een plan te hebben of in ieder geval de
mogelijke probleemlocaties in beeld te hebben zodat je weet waar je in
actie moet komen als dat nodig is.
8. Bied overal zitplekken aan
Een staande receptie lijkt jou misschien leuk, maar eerlijk, veel mensen
willen af en toe kunnen zitten. Wees niet bang dat het een saaie
bedoening wordt, de sfeermakers uit het gezelschap drommen vanzelf bij
elkaar en trekken meer mensen naar zich toe. Zowel zittend als staand.
Dit zijn de belangrijkste punten, maar is nog meer om rekening mee te houden.
Uiteindelijk draait alles erom dat een gast zich op zijn gemak voelt, niet hoeft te

zoeken en eigenlijk ook niet hoeft na te denken. Wil je meer tips? Neem dan
gerust en vrijblijvend contact met mij op!